9วิธีเคลียร์เมลบ็อกซ์//โพสต์ทูเดย์

ข้อแนะนำมีประโยชน์เพื่อให้คุณจัดการอีเมลให้เป็นระเบียบเพื่อประโยชน์ในการทำงานเต็มที่ เปิดสัปดาห์มาแต่ละทีก็ต้องเจอกับกองทัพอีเมลที่นอนยุ่งเหยิงอยู่ในอินบ็อกซ์ของคุณ ชนิดที่กว่าจะเริ่มงานได้ทีต้องเสียเวลาไปไม่น้อยกับการจัดการอีเมลให้เป็นระเบียบ ซึ่งนั่นทำให้แทนที่อีเมลจะเป็นผู้ช่วยสารพัดประโยชน์ให้กับการทำงาน กลับกันอาจเพิ่มอาการปวดหัวให้กับเราอย่างไม่รู้ตัว มาดูดีกว่าจะจัดการกับสารพัดอีเมลได้อย่างไร 1.วางแผนการเช็กอีเมล ตรวจสอบว่าในแต่ละวันมีอีเมลเข้ามาในอินบ็อกซ์มากน้อยแค่ไหน เพื่อเป็นตัวกำหนดความถี่ว่า ควรเช็กบ่อยแค่ไหน อย่างน้อยๆ ก็น่าจะเช็กทุกวัน วันละครั้ง โดยอาจเลือกเป็นตอนก่อนเริ่มงาน เพราะช่วงเช้าของวันเป็นช่วงที่สมองกำลังว่างและมีสมาธิในการอ่านและตอบอีเมลมากที่สุด ที่สำคัญหากมีอีเมลสำคัญเข้ามา คุณจะได้วางแผนการทำงานของวันที่เหลือได้ตั้งแต่เนิ่นๆ ส่วนใครที่มีอีเมลเข้ามามากหน่อยอาจเพิ่มเป็น 2 ครั้ง ตอนก่อนเริ่มงานและเลิกงานเพื่อที่จะได้ไม่พลาดทุกอีเมลสำคัญ การกำหนดเป็นช่วงเวลาแน่นอนจะทำให้ง่ายต่อการทำงาน ไม่ต้องคอยพะวักพะวนเช็กทั้งวันให้เสียเวลา 2.หยุดส่งเสียงเตือน บางคนตั้งระบบเตือน ไม่ว่าจะเป็นเสียงหรือเด้งขึ้นหน้าจอเวลาที่มีอีเมลเข้า ล้วนทำให้เสียสมาธิเวลาทำงาน ต้องคอยเข้าไปเปิดเช็กดูทั้งๆ ที่อาจจะไม่สำคัญ เป็นอย่างนี้ก็ไม่ต้องทำงานกันพอดี 3.ทำความสะอาดเสมอ หลังจากที่เปิดอ่านอีเมลเรียบร้อยแล้ว อย่าเพียงแค่อ่านแล้วปล่อยผ่านไป อันไหนไม่สำคัญก็ลบทิ้งไปเสีย หากสำคัญก็ติดดาวหรือฟอร์เวิร์ดต่อไปให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ส่วนฉบับไหนที่ต้องดาวน์โหลดก็ควรทำเลยในการเปิดครั้งเดียว นอกจากจะประหยัดเวลาไม่ต้องเปิดเข้ามาอ่านอีกครั้งแล้ว ยังป้องกันความเสียหายจากการล้มละลายทางอีเมลที่จู่ๆ บัญชีของคุณก็ล็อกอินเข้าไปดูไม่ได้ ทีนี้ข้อมูลสำคัญที่อยู่ในนั้นก็พลอยมีปัญหาไปด้วย 4.จัดระเบียบอีเมล มีอีเมลตั้งแต่หลักสิบและหลักร้อยวิ่งเข้าหาเราในแต่ละวัน ฉบับไหนที่ตอบไม่ได้ในทันที ต้องรอปรึกษาฝ่ายอื่น หรือฉบับไหนที่ต้องจัดเก็บไว้เป็นข้อมูล ก็ควรแยกประเภทให้เรียบร้อย เช่น การติดธงหรือตั้งเป็นโฟลเดอร์ประเภทต่างๆ เพื่อง่ายต่อการกลับมาเปิดดูอีกครั้ง 5.อย่าได้แคร์ เชื่อเถอะว่าอีเมล์บางฉบับไม่เปิดอ่านหรือไม่ส่งต่อก็ไม่เป็นไร เช่น อีเมลที่เขียนว่า “ถ้าไม่อ่านโชคร้ายตลอดไป” หรือ  See More..